Ab dem 1. Januar 2026 gilt für Arbeitgeber, Personalabteilungen und privat Versicherte eine neue Ära im Lohnsteuerabzugverfahren: Die Integration der privaten Krankenversicherung (PKV) in die ELStAM bringt erhebliche Veränderungen. Als unabhängiger Versicherungsmakler erklärt Etatis, was auf Sie zukommt und welche Chancen sowie Herausforderungen sich daraus ergeben.
Was bedeutet die Integration der PKV in die ELStAM?
Mit dem Jahreswechsel 2026 wird in Deutschland ein elektronischer Datenaustausch zwischen den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern eingeführt. Das Ziel: Die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sollen im Lohnsteuerabzugsverfahren korrekt und automatisiert berücksichtigt werden. Dafür entstehen zwei neue ELStAM-Datensätze – also neue Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Arbeitgeber elektronisch erhalten und anwenden.
Konkret wird auf monatlicher Basis übermittelt:
- Wie hoch der PKV-Beitrag ist, der für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss infrage kommt.
- Wie hoch der PKV-Beitrag ist, der nach Berücksichtigung eines Arbeitgeberzuschusses zur Vorsorgepauschale beiträgt.
Für die Praxis bedeutet das eine deutlich präzisere, aber auch aufwändigere Berücksichtigung der PKV-Beiträge im Lohnbereich.
Hintergrund: Warum kommt diese Änderung?
Bisher wurden Beiträge zur privaten Krankenversicherung oft unpräzise oder mit Zeitverzug im Lohnsteuerabzug erfasst. Häufig geschah dies noch auf Papier, was Raum für Fehler und Verzögerungen ließ. Der Gesetzgeber hat erkannt, dass durch Digitalisierung der Austausch gesichert, beschleunigt und vereinfacht werden kann – für mehr Transparenz und Fairness im Abzug der Beiträge.
Die Änderung betrifft nicht nur Arbeitgeber, sondern auch alle privat Krankenversicherten, die einen Zuschuss vom Arbeitgeber erhalten. Für beide Seiten bedeutet der neue Prozess ab 2026 vor allem: Weniger Bürokratie, sofern die Technik reibungslos funktioniert.
Weitere amtliche Hintergründe und Details finden Sie im Originalartikel bei Haufe.
Übergangszeitraum bis Ende 2027: Was ist zu beachten?
Für die Praxis gibt es einen wichtigen Übergangszeitraum: Sollte die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen scheitern oder fehlerhaft sein, dürfen Versicherungsbeiträge bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin in Papierform bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Dies gibt Arbeitgebern und Versicherungsnehmern eine wichtige „Sicherheitsleine“, um bei Anfangsschwierigkeiten keine Nachteile zu erleiden.
Allerdings: Schon jetzt empfiehlt sich, interne Prozesse und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder Lohnbüros auf die Digitalisierung umzustellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Welche Daten kommen in die ELStAM? Ihre Rechte & Pflichten
Für viele Versicherungsnehmer ist der Datenschutz eine berechtigte Sorge. Die gute Nachricht: Sie können der Übermittlung Ihrer PKV-Daten an die ELStAM-Datenbank widersprechen. Das hat zwar steuerliche Auswirkungen und sollte gut überlegt werden, bleibt aber Ihre Entscheidung. Betroffene sollten sich ebenfalls mit dem Datenschutz der jeweiligen PKV und dem Umgang ihrer Arbeitgeber auseinandersetzen.
Für Arbeitgeber entsteht mit den neuen ELStAM-Datensätzen eine gesteigerte Verantwortung, fehlerfrei und pünktlich einzulesen und umzusetzen. IT-Abteilungen und Personalmitarbeiter müssen entsprechend vorbereitet werden.
So wirkt sich das neue Verfahren auf die PKV-Beratung aus
Für die Beratung – auch bei Etatis – ist die Integration der PKV in die ELStAM ein wichtiger Fortschritt, der für mehr Transparenz sorgt. Gleichzeitig steigt aber auch die Komplexität, vor allem:
- Bei der jährlichen Überprüfung, ob die abgerufenen ELStAM-Daten korrekt sind
- Bei jeder Statusänderung (z.B. Wechsel Arbeitgeber, Tarifänderung, Beitragsanpassung)
- Wenn Sie überlegen, zwischen PKV und GKV zu wechseln oder über eine Beitragsoptimierung nachdenken
Gerade bei Beitragsanpassungen in der PKV, bei denen oft auch der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss neu berechnet wird, ist eine individuelle Analyse und Beratung wichtiger denn je.
Praktische Tipps: Das sollten Sie als Arbeitgeber und Versicherter jetzt tun
- Arbeitgeber: Prüfen Sie rechtzeitig Ihre Lohnbuchhaltungs- und IT-Prozesse. Klären Sie mit Dienstleistern und Software-Herstellern, wie Ihre Systeme auf die neuen ELStAM-Datensätze vorbereitet werden können.
- Versicherte: Machen Sie sich mit Ihren Rechten (Widerspruch gegen Übermittlung) vertraut. Prüfen Sie Ihre bestehenden Arbeitgeberzuschüsse und lassen Sie – idealerweise bei Etatis – analysieren, wie sich Ihre Beiträge künftig gestalten. Nutzen Sie die Übergangszeit, um mögliche Papier- und Digitalprozesse zu synchronisieren.
Fazit: Digital, effizienter – aber individueller Beratungsbedarf bleibt
Die Integration der PKV in die ELStAM ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung des Lohnsteuerabzugsverfahren. Arbeitgeber wie auch Versicherte profitieren von mehr Genauigkeit, schnellerer Abwicklung und weniger Zettelwirtschaft. Gleichzeitig wird aber deutlich, dass jede Veränderung in der PKV – sei es Tarifwechsel, Beitragsanpassung oder gar ein Wechsel in die GKV – noch sorgfältiger auf steuerliche Auswirkungen überprüft werden sollte.
Gerade dafür steht Etatis: Wir bieten Ihnen weiterhin fachkompetente, individuelle Beratung, unterstützen Sie im Umgang mit der neuen ELStAM-Regelung und finden gemeinsam die beste Lösung, damit Ihr PKV-Beitrag auf lange Sicht bezahlbar bleibt.
Sprechen Sie jetzt mit einem unabhängigen Experten von Etatis zu Ihren individuellen Fragen oder nutzen Sie unseren kostenlosen Beratungsservice. Wir helfen Ihnen, das Beste aus Ihrer privaten Krankenversicherung herauszuholen – rechtssicher, transparent und immer an Ihrer Seite.
